Widgets zur Protokollhistorie

Erfahren Sie, wann Sie das Widget „Aufzeichnungshistorie“ verwenden sollten und wie Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Benutzer mit „Regulated“-Tarifen.

Das Widget „Aufzeichnungshistorie“ (RHW) zeigt aufgezeichnete Daten zu einem bestimmten Tabelleneintrag an. Dazu können gehören:

• Änderungen am Tabelleneintrag
• Daten aus Abschlussdatensätzen
• Elektronische Signaturen, sofern der Datensatz als signierte Daten vorliegt

Um zu verstehen, wann Sie das Widget „Record History“ verwenden sollten, ist es wichtig, die GxP-Datenerfassung in Tulip zu kennen.

Das Widget eignet sich für Anwendungsfälle, in denen Sie den Verlauf eines bestimmten hergestellten Artikels erfassen möchten, wie zum Beispiel

• Protokollbücher
• Compliance und Rückverfolgbarkeit
• Digitale Verlaufsaufzeichnungen

Wie funktioniert das Widget „Aufzeichnungshistorie“?

Das Widget „Verlaufsdaten“ bietet Transparenz für eine bestimmte Datensatz-ID, indem es Daten aus den folgenden Quellen sammelt und anzeigt:

• Apps
• Tabellen-API
• Tabellen-Benutzeroberfläche (Admin-Oberfläche)
• Automations

Das obige Diagramm zeigt Beispiele für Aktualisierungen aus verschiedenen Quellen.

Das Widget „Datensatzverlauf“ zeigt die folgenden Daten zu einer Datensatz-ID an.

• Alle Änderungen an Feldern dieses Datensatzes, die über eine App, die Tabellen-Benutzeroberfläche, die Tabellen-API oder Automatisierungen vorgenommen wurden
• Alle Abschlussdaten, auf die zum Zeitpunkt des Abschlusses für Apps ein Datensatz-Platzhalter verwiesen hat
• Jede Signatur, die den Datensatz als signierte Daten enthält

Das Widget zeigt den chronologischen Verlauf des Datensatzes in einer scrollbaren Ansicht an und wird aktualisiert, wenn es neu geladen wird (z. B. bei Änderungen des Status). In dieser Ansicht kann der Benutzer sehen, was seit der Erstellung des Datensatzes mit diesem geschehen ist oder damit in Zusammenhang steht.

Wird ein Datensatz beispielsweise über eine App, eine Automatisierung oder die Tabellen-Benutzeroberfläche aktualisiert, werden die Änderungen vom Widget der Reihe nach protokolliert.

Das obige Workflow-Diagramm veranschaulicht, wie verschiedene Quellen von Datensatzinformationen vom Widget „Datensatzverlauf“ erfasst werden. Bei jedem Schritt wird eine neue Iteration der ursprünglichen Variablen gespeichert. Das Widget „Datensatzverlauf“ zeigt jede Aktualisierung detailliert an, die während der Laufzeit der App vorgenommen wurde.

Wie werden Daten im Widget „Datensatzverlauf“ angezeigt?

Abschnitte

Die aus den einzelnen Quellen gesammelten Daten werden mithilfe von Abschnitten und Einträgen visualisiert. Alle Daten werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt, und Abschnitte gruppieren Daten derselben Sitzung. Die Sitzung wird je nach Datenquelle durch verschiedene Elemente definiert:

• App: Benutzer + App (Version) + Station
• API: API (Token)
• Tabellen-UI: Benutzer + Admin-Oberfläche
• Automatisierungen: Name der Automatisierung

Ein neuer Abschnitt wird angezeigt, wenn ein Eintrag nicht aus derselben Sitzung wie der vorherige erstellt wurde. Beispiel:

• Der Benutzer, der eine App ausführt, hat gewechselt
• Ein Datensatz wird zunächst über eine App und anschließend über die Admin-Oberfläche aktualisiert

Einträge

In jedem Abschnitt gibt es einen oder mehrere Einträge. Einträge können Informationen zu Datensatzänderungen, Signaturen oder Abschlussdatensätzen enthalten. Alle Einträge sind mit einem Zeitstempel versehen.

Einträge im Zusammenhang mit Datensatzänderungen

Einträge, die sich auf die Änderung eines Datensatzes beziehen, zeigen den vollständigen Verlauf des Datensatzes einschließlich aller Änderungen an. Dazu gehören:

• Erstellung eines Datensatzes
• Aktualisierung eines Datensatzes
• Löschung eines Datensatzes
• Alle gelöschten Datensätze
• Schritt-/App-Änderungen (diese Einträge treten auf, wenn in diesem Schritt Daten erfasst werden)

Das obige Beispiel zeigt eine Abschnittsüberschrift mit einem Benutzer (John Smith) + einer App (Assemble History Tester) + einer Station (Unbenannt) sowie zwei Einträge. Der erste gibt den App-Schritt an, der zweite zeigt aktualisierte Datensätze mit alten und neuen Werten.

Optional können abgebrochene und automatisch abgemeldete App-Abschlüsse mit einem „Abgebrochen“-Symbol abgedunkelt dargestellt werden, um sie von normalen Abschlüssen zu unterscheiden. Wenden Sie sich an Ihren CSM oder Tulip-Administrator, um dieses UI-Verhalten zu aktivieren.

Verschiedene Arten von Daten erfassen

Abschlussdatensätze

Abschlussdatensätze erfassen Prozessdaten einer App, wie z. B. Werte von Variablen, geladene Datensatz-Platzhalter und Metadaten wie Benutzer, Station usw. Ein neuer Abschlussdatensatz wird für die App erstellt, sobald eine App abgeschlossen oder abgebrochen wird oder wenn die Trigger-Aktion „Alle App-Daten speichern“ ausgeführt wird. Die erfassten Daten werden im Widget „Datensatzverlauf“ als „Prozessdaten protokolliert“ gekennzeichnet.

Voraussetzungen für die Einbindung von Abschlussdaten in das Widget „Datensatzverlauf“:

• Der Datensatz wird bei der Erstellung des Abschlussdatensatzes in einen beliebigen Tabellen-Datensatz-Platzhalter geladen
• Der Tabellen-Datensatz-Platzhalter ist auf „Zur Analyse speichern“ eingestellt

In der Datensatzhistorie angezeigte Daten:

• Werte von Variablen: Alle Variablen, die auf „Zur Analyse speichern“ gesetzt sind, werden einbezogen.
• Datensatz-ID: Die ID jedes Datensatzes, der in einen auf „Zur Analyse speichern“ eingestellten Datensatz-Platzhalter geladen wurde. Davon ausgenommen ist der Datensatz, für den der Datensatzverlauf angezeigt wird.

Änderungen an Tabellendatensatzdaten

Änderungen an Tabellendatensatzdaten können über drei Quellen vorgenommen werden:

• In einer App über Datensatz-Platzhalter ( App X von Station Y ausgeführt)
• Tabellen-Benutzeroberfläche (Admin-Oberfläche)
• Tabellen-API
• Automatisierungen

Das Widget „Datensatzverlauf“ zeigt Informationen zu Änderungen an einem Tabellendatensatz an, beispielsweise:

• Was war die Änderung?
• Wer hat die Änderung vorgenommen?
• Über welchen Kanal erfolgte die Aktualisierung? (Apps, Tabellen-Benutzeroberfläche, Tabellen-API)
• Über welche Benutzeroberfläche erfolgte die Aktualisierung?
• Wann erfolgte die Änderung?

Änderungen an Datensätzen über Datensatz-Platzhalter

„John Smith hat App X an Station Y ausgeführt“ AlleÄnderungen, die an der Anzeige einzelner Datensätze im Widget vorgenommen werden, werden in einem Abschnitt mit Vorher-Nachher-Momentaufnahmen des Tabellendatensatzes angezeigt. Diese Änderungen werden unabhängig davon angezeigt, welche App Sie verwenden.

Beispiel:

Änderungen an Datensätzen über die Tabellen-Benutzeroberfläche (Admin-Oberfläche)

„Datensatz über die Admin-Oberfläche aktualisiert“ Änderungen, die über die Tabellen-Admin-Oberfläche vorgenommen wurden, werden in einem neuen Abschnitt angezeigt. Jede Änderung erscheint in einem separaten Eintrag, darunter:

• Angemeldeter Benutzer
• Art der Änderung
• Alte vs. neue Werte
• Zeitstempel

Beispiel

Änderungen an Datensätzen über die Tabellen-API

*„Aktualisierter Datensatz über die API“*API-Anfragen, die den angegebenen Tabellendatensatz ändern, werden in einem neuen Abschnitt angezeigt, darunter:

• API-Token
• Art der Änderung
• Alte vs. neue Werte
• Zeitstempel

Beispiel

Änderungen an Datensätzen durch Automatisierungen

*„Automatisierung X hat den Datensatz aktualisiert“*Änderungen an Tabellendatensätzen können mithilfe von Automatisierungen vorgenommen werden. Diese werden in einem neuen Abschnitt angezeigt, darunter:

• Name der Automatisierung
• Art der Änderung
• Alte vs. neue Werte
• Zeitstempel

Beispiel

Konfiguration

Fügen Sie das Widget „Datensatzverlauf“ zu einem App-Schritt hinzu

1. Klicken Sie im App-Editor in der Symbolleiste auf „Einbetten “.
2. Wählen Sie „Datensatzverlauf“ aus.

Konfigurationsoptionen

Konfigurieren Sie das Widget „Datensatzverlauf“ im Kontextbereich.

Verknüpfter Platzhalter

Wählen Sie den Datensatz-Platzhalter aus, über den die Datensätze und der Datensatzverlauf geladen werden sollen.

Drucken aktivieren

Eine Option zum Drucken des Datensatzverlaufs aus dem Tulip Player. Wenn diese Option aktiviert ist, wird in der Kopfzeile des Widgets eine Druck-Schaltfläche angezeigt.

Sortierreihenfolge

Wählen Sie aus, ob die Daten im Widget nach folgenden Kriterien sortiert werden sollen:

• Vom neuesten zum ältesten
• Vom ältesten zum neuesten

Filter

Sie können Ihren Datensatzverlauf entweder dynamisch (über eine Variable, einen Tabelleneintrag oder App-Info) oder über einen statischen Wert filtern, der durch Ihren Filtertyp bestimmt wird. Die verfügbaren Filtertypen sind:

• Datum/Uhrzeit
• App-Name
• Schrittname
• Tabellenfeldname (Felder aus der Tabelle, mit der der Datensatz-Platzhalter verknüpft wurde)
• Benutzer (Benutzer, der die App nutzt)

Tulip empfiehlt, mindestens die folgenden Filter zu verwenden, da sie die Daten in eine für Benutzer übersichtlichere Ansicht aufschlüsseln:

• Datum/Uhrzeit
• App-Name
• Schrittname

„Alte“ Werte bei Datensatzaktualisierungen ausblenden

Wenn diese Option aktiviert ist, sieht der Benutzer nur die Aktualisierungen und die „neuen“ Werte der Datensätze.

Prozessdaten ausblenden

Wenn diese Option aktiviert ist, werden gespeicherte Variablendaten aus Apps im Widget ausgeblendet. Das Widget zeigt Tabellenaktualisierungen, Signaturdaten, App-Namen, Schrittnamen und Zeitstempel an. Dies ist nützlich, um einen Überblick auf hoher Ebene (ohne Prozessdaten) zu erhalten, beispielsweise bei einer reinen Überprüfungs-App.

Nur unterzeichnete Abschlüsse

Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Benutzer nur Datensätze mit elektronischer Signatur sehen.

FAQ

Wie kann ich vermeiden, dass sehr detaillierte Protokolldaten entstehen?

Wenn ein Tabellendatensatz in ein Eingabefeld geladen wird und der Benutzer Daten in das Eingabefeld eingibt, entstehen innerhalb desselben Eintrags sehr detaillierte protokollartige Daten. Dies kann zu vielen „Einträgen“ im Datensatzverlauf führen und den Überprüfungsprozess potenziell erschweren. Die Verwendung von Tabellendatensätzen als Datenquelle für Eingabefelder entspricht nicht den Best Practices, insbesondere für GxP-Kunden. Alternativ kann das Eingabefeld mit einer Variablen verknüpft werden, die dann über den Schritt „Alle App-Daten speichern“ im Abschlussdatensatz gespeichert wird.

Warum ist bei der Verwendung eines statischen Werts Vorsicht beim „Tabellenfeldnamenfilter“ geboten?

Das Widget „Protokollverlauf“ verwendet den aktuellen Namen des Feldes, um die Daten zu filtern. Wenn der Benutzer den Namen des Tabellenfeldes ändert und der Filter weiterhin den alten Feldnamen verwendet, kann dies zu Inkonsistenzen bei der Datenprüfung führen. Alternativ könnte der Tabelleneintrag als Filter verwendet werden.

Wie lässt sich das Problem „Fehlende Abschlussdaten während Schritt X“ beheben?

Dies kann passieren, wenn Benutzer die App nicht bei jeder Aktion in einem Tabellendatensatz abschließen, d. h., wenn sie mehrere Datensätze in einem einzigen Abschluss bearbeiten oder wenn bei dem Platzhalter für den Tabellendatensatz die Option „Nicht für Analyse speichern“ aktiviert ist.