Caso práctico de los cuadernos de bitácora

Imagine que es gerente de una empresa farmacéutica y responsable de garantizar que las instalaciones y los equipos se limpian correctamente entre lotes. Con un proceso en papel, la revisión manual de cada limpieza requiere mucha atención y tiempo, especialmente con problemas comunes como la introducción de datos incorrectos, la falta de información y la mala escritura. En un esfuerzo por abordar estos problemas y agilizar las acciones resultantes, como el mantenimiento de los equipos, se implantan aplicaciones que reflejan y ayudan en este proceso. Estas aplicaciones de cuadernos de bitácora imponen la introducción estandarizada de datos, aumentan la eficiencia de los operarios y crean análisis de informes inmediatos.

Los libros de registro documentan el estado de una sala, zona o equipo en actividades como la limpieza, el mantenimiento o la calibración. La revisión de datos en los cuadernos de bitácora proporciona pruebas del cumplimiento de normas estrictas como las GMP y las GDP.

| Cumplimiento | Introducción estandarizada de datos, cumplimiento de los procesos | Responsabilidad | Registros inmutables que permiten rastrear a los usuarios/operadores individuales, firmas electrónicas | Transparencia | Visibilidad de los datos en tiempo real, notificaciones al personal adecuado.

Estos objetivos pueden ser alcanzados por operadores de primera línea, personal de calidad, equipos de validación, auditores y directivos.

Impacto y requisitos

Los libros de registro tradicionales son carpetas de papeles que las personas deben registrar y revisar manualmente. Este método es propenso a errores humanos y no permite acceder a los datos en tiempo real.

Con la digitalización de los cuadernos de bitácora se obtiene una visión holística de las operaciones y se pueden lograr los siguientes objetivos en la empresa:

1. Mayor eficiencia de los operarios Al reducir el tiempo que se tarda en escribir los datos manualmente con la captura automática de datos, los operarios pueden centrarse en la eficiencia y el mantenimiento de los equipos.
2. Reducción deriesgos Asegúrese de que las entradas de datos son correctas a la primera gracias a la guía integrada para reducir errores. Los errores humanos más comunes, como estar fuera del alcance del objetivo, escribir mal o que falten datos, se eliminan con la validación de entradas y los formatos estandarizados de una aplicación.
3. Las tediosasrevisionesmanuales requieren mucho tiempo, mientras que los datos digitales son más fáciles de leer, comprender y marcar como correctos o incorrectos. Según un estudio TEI de Forrester, un alto directivo de una empresa farmacéutica informó de una "reducción del 75% en el tiempo de revisión de diarios detallados".
4. Captura de datos en tiemporeal Los datos capturados pueden ser inmediatamente visibles para el personal pertinente. Con un enfoque ALCOA+ de los datos, la integridad y la visibilidad son componentes vitales en las aplicaciones Tulip.
5. Análisis de datos e informes más rápidosLos datos pueden introducirse directamente en análisis que muestren tendencias y perspectivas para KPI como tiempos de ciclo entre flujos de trabajo, tiempo de actividad y tiempo de inactividad de los equipos, y parámetros de proceso como temperatura y presión.

Los cuadernos de bitácora se utilizan en las industrias de ciencias de la vida y de alimentación y bebidas. Las operaciones que buscan aumentar la precisión de sus datos y obtener un acceso más rápido a los mismos pueden beneficiarse especialmente de la digitalización de los libros de registro en sus operaciones.

Este caso de uso tiene una dificultad de aplicación media. Es sencillo de crear para los creadores de aplicaciones, pero la tendencia a crear una solución escalable desde el principio añade complejidad.

Cómo empezar

Antes de empezar a crear una aplicación de cuaderno de bitácora, es crucial pensar en el alcance de su operación. He aquí algunos factores que influirán en el diseño de su aplicación:

• ¿Cómo de grande o pequeño es su proceso?
• ¿Cuántas salas?
• ¿Cuántos equipos?
• ¿Con cuántos elementos entran en contacto los operarios?
• ¿Cómo es el proceso operativo?
• ¿Cómo se desplaza un operario por una sala?
• ¿Cuál es la secuencia de las operaciones?
• ¿Cuáles son las tareas o procedimientos de cada sala?
• ¿Cuál es la relación entre los equipos y los activos?
• Estado de los equipos
• Materiales utilizados para la limpieza

Cuando cree sus aplicaciones de registro, tenga en cuenta que cada aplicación debe representar agrupaciones físicas de cada activo. Esto significa diferentes apps para cada zona que se limpie, mantenga o registre. También debe crear una app de revisión para personal como gerentes, validación de calidad y auditores.

Hay dos características de las aplicaciones de libros de registro que pueden garantizar el éxito de la implantación y la integración con los casos de uso actuales o futuros:

AgilidadLa agilidad en los cuadernos de bitácora es crucial para construir y desplegar la primera versión de una app. Después de utilizar una versión de la aplicación en producción, debe evaluar el rendimiento e iterar futuras versiones para añadir capacidades. La primera versión de la aplicación debe incluir las funciones esenciales, y las versiones posteriores deben mejorarlas en función de la evaluación. Para ello, asegúrese de tener claro qué funcionalidades son esenciales para la primera versión y cuáles para las posteriores.

ComposibilidadLa composibilidad es importante en el caso de los cuadernos de bitácora, ya que la información recopilada podrá utilizarse en otras aplicaciones que aborden otros casos de uso. Por ejemplo: alimentar un MES con el estado de los equipos, conectar los diarios de mantenimiento con las instrucciones de trabajo, etc. Utilice tablas para almacenar datos que informen directamente al proceso del operario. De este modo se garantiza que la información pueda utilizarse en otros lugares desde una ubicación central.

Funciones comunes de la aplicación

Mediante el uso de las siguientes funciones en su aplicación, aproveche al máximo las capacidades digitales de los libros de registro * Selecciones de entrada desplegables para estandarizar las respuestas * Uso de registros de finalización para las entradas del operador y datos de la tabla para realizar un seguimiento de los artefactos físicos y operativos del proceso * Widget de historial de registros (revisión por excepción) * Widget de firma electrónica

También puede utilizar entradas de dispositivos plug-and-play para ayudar a acelerar el proceso de un operario, como un escáner de código de barras.

Métodos ampliados

Después de múltiples iteraciones de sus aplicaciones de libros de registro, puede considerar la integración a una base de datos externa como las siguientes:

• MES - Los eLogbooks informan al MES cuando el equipo está limpio. Esto informa al MES para programar más trabajo
• SGC: los problemas de calidad detectados durante el uso, la limpieza o el mantenimiento de los equipos pueden ser notificados y tratados en el SGC.
• LIMS - Los flujos de trabajo del laboratorio dependen de que los equipos se mantengan correctamente.

Recursos de Tulip

Si quieres aprender más acerca de las características de Tulip para construir aplicaciones de libro de registro o quieres utilizar las plantillas ya hechas de Tulip, tenemos las herramientas para ayudarte a empezar.

Vídeos

• Libro de registro de pesaje y dispensación y de equipos
• Una serie de transformación digital: Lo que se debe y no se debe hacer con los libros de registro electrónicos

Cursos universitarios

• Construir un diario de equipos

Aplicaciones de biblioteca

• Cuaderno de bitácora sencillo

Ejemplos

• Ejemplo funcional de tulipán de datos