Caso de uso de livros de registro

Imagine que você é gerente de uma empresa farmacêutica e é responsável por garantir que as instalações e os equipamentos sejam limpos adequadamente entre os lotes. Com um processo em papel, a revisão manual de cada limpeza exige muita atenção e tempo, especialmente com problemas comuns, como entrada incorreta de dados, informações ausentes e caligrafia ruim. Em um esforço para resolver esses problemas e agilizar as ações resultantes, como a manutenção de equipamentos, você implementa aplicativos que refletem e auxiliam esse processo. Esses aplicativos de diário de bordo reforçam a entrada padronizada de dados, aumentam a eficiência do operador e criam análises imediatas de relatórios.

Os livros de registro envolvem a documentação do estado de uma sala, área ou equipamento para atividades como limpeza, manutenção ou calibração. A análise de dados nos livros de registro fornece prova de conformidade com padrões rígidos, como GMP e GDP.

| Rastreabilidade | Coleta automática de dados, captura de fotos | Conformidade | Entrada de dados padronizada, aderência ao processo | Responsabilidade | Registros imutáveis que rastreiam usuários/operadores individuais, assinaturas eletrônicas | Transparência | Visibilidade dos dados em tempo real, notificações ao pessoal apropriado

Essas metas podem ser atingidas por operadores de linha de frente, pessoal de qualidade, equipes de validação, auditores e gerentes.

Impacto e requisitos

Os diários de bordo tradicionais são fichários de papéis que as pessoas precisam registrar e revisar manualmente. Esse método é propenso a erros humanos e não dá acesso aos dados em tempo real.

A digitalização dos diários de bordo proporciona uma visão holística de suas operações e pode atingir os seguintes objetivos em sua empresa:

1. Aumento da eficiência do operadorAo reduzir o tempo necessário para escrever dados manualmente com a captura automática de dados, os operadores podem se concentrar na eficiência e na manutenção do equipamento.
2. Redução de riscosAssegure-se de que as entradas de dados estejam corretas na primeira vez, com orientação integrada para reduzir erros. Erros comuns propensos ao ser humano, como estar fora do alcance do alvo, caligrafia ruim ou dados ausentes, são eliminados com a validação de entrada e formatos padronizados em um aplicativo.
3. Redução do tempo de administração para revisões de qualidadeRevisões manuais e tediosas consomem muito tempo, enquanto os dados digitais são mais fáceis de ler, entender e marcar como corretos ou incorretos. Um gerente sênior de uma empresa farmacêutica relatou uma "redução de 75% no tempo de revisão de diários de bordo detalhados", de acordo com um estudo TEI da Forrester.
4. Captura de dados em tempo realOs dados capturados podem se tornar imediatamente visíveis para o pessoal relevante. Com uma abordagem ALCOA+ para dados, a integridade e a visibilidade são componentes vitais nos aplicativos Tulip.
5. Análise de dados e relatórios mais rápidosOs dados podem ser alimentados diretamente em análises que mostram tendências e percepções de KPIs, como tempos de ciclo entre fluxos de trabalho, tempo de atividade e tempo de inatividade de equipamentos e parâmetros de processo, como temperatura e pressão.

Os livros de registro são usados nos setores de ciências biológicas e de alimentos e bebidas. As operações que buscam aumentar a precisão dos dados e obter acesso mais rápido a eles podem se beneficiar especialmente da digitalização dos diários de bordo em suas operações.

A dificuldade de implementação desse caso de uso é média. É simples para os criadores de aplicativos criarem, mas a tendência de criar uma solução escalável desde o início aumenta a complexidade.

Como começar

Antes de começar a criar um aplicativo de diário de bordo, é fundamental pensar no escopo da sua operação. Aqui estão alguns fatores que afetarão o design do seu aplicativo:

• Quão grande ou pequeno é o seu processo?
• Quantas salas?
• Quantas peças de equipamento?
• Com quantos itens os operadores entram em contato?
• Qual é a aparência do processo operacional?
• Como um operador se movimenta em uma sala?
• Qual é a sequência de operações?
• Quais são as tarefas ou procedimentos para cada sala?
• Qual é a relação entre equipamentos e ativos?
• Status ou estados do equipamento
• Materiais usados para limpeza

Ao criar os aplicativos do livro de registros, lembre-se de que cada aplicativo deve representar agrupamentos físicos de cada ativo. Isso significa aplicativos diferentes para cada zona a ser limpa, mantida ou registrada. Você também deve criar um aplicativo de revisão para o pessoal, como gerentes, validação de qualidade e auditores.

Há duas características dos aplicativos de livros de registro que podem garantir a implementação e a integração bem-sucedidas com casos de uso atuais ou futuros:

AgilidadeA agilidade nos diários de bordo é crucial para criar e implantar a primeira versão de um aplicativo. Depois de usar uma versão do aplicativo na produção, você deve avaliar o desempenho e iterar versões futuras para adicionar recursos. Sua primeira versão do aplicativo deve consistir em recursos essenciais, e todas as versões do aplicativo posteriores devem aprimorar esses recursos com base em sua avaliação. Para isso, certifique-se de ter um escopo claro de quais funcionalidades são essenciais para a primeira versão em comparação com as versões posteriores.

ComposibilidadeA composibilidade é importante para os livros de registro porque as informações coletadas poderão alimentar outros aplicativos que lidam com outros casos de uso. Por exemplo: alimentar um MES com o status do equipamento, conectar diários de bordo de manutenção com instruções de trabalho, etc. Use tabelas para armazenar dados que informem diretamente o processo do operador. Isso garante que as informações possam ser usadas em outro lugar a partir de um local central.

Recursos comuns de aplicativos

Ao usar os seguintes recursos no seu aplicativo, aproveite ao máximo os recursos digitais dos diários de bordo* Seleções de entrada suspensas para padronizar as respostas * Use registros de conclusão para entradas do operador e dados de tabela para rastrear artefatos físicos e operacionais no processo * Widget de histórico de registros (revisão por exceção) * Widget de assinatura eletrônica

Você também pode usar entradas de dispositivos plug-and-play para ajudar a acelerar o processo de um operador, como um leitor de código de barras.

Métodos estendidos

Após várias iterações dos aplicativos de diários de bordo, você pode considerar a integração a um banco de dados externo, como o seguinte:

• MES - Os eLogbooks informam ao MES quando o equipamento está limpo. Isso informa o MES para programar mais trabalho
• QMS - Os problemas de qualidade identificados durante o uso, a limpeza ou a manutenção do equipamento podem ser escalados e tratados no QMS
• LIMS - Os fluxos de trabalho do laboratório dependem da manutenção adequada do equipamento

Recursos da Tulip

Se você quiser saber mais sobre os recursos da Tulip para criar aplicativos de logbook ou se quiser usar os modelos prontos da Tulip, temos as ferramentas para ajudá-lo a começar.

Vídeos

• Pesagem e distribuição e livro de registro de equipamentos
• Uma série de transformação digital: O que fazer e o que não fazer com os diários de bordo eletrônicos

Cursos universitários

• Crie um livro de registro de equipamentos

Aplicativos de biblioteca

• Livro de registro simples

Exemplos

• Exemplo funcional de dados da Tulip