Comment utiliser le widget de signature électronique

Apprenez à utiliser un widget de signature électronique dans vos applications Tulip pour signer des données.

:::(Error) (Restriction) Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les plans Enterprise+::: :

Afin de rendre la conformité simple et intégrée à la plateforme Tulip, le widget de signature électronique offre un moyen de signer les données au sein de Tulip. En accord avec le 21 CFR Part 11, ce widget fournit une représentation légalement contraignante d'une signature physique. La signature est immuable et enregistrée dans les données d'achèvement de votre application. Elle ne peut pas être réassignée, transférée ou falsifiée.

Quand utiliser le widget de signature électronique ?

Bien que vous puissiez utiliser le widget de signature électronique n'importe où dans une application, il est important de prendre une décision opérationnelle quant à la raison pour laquelle vous l'utilisez. Le widget de signature électronique garantit l'exhaustivité et l'exactitude. Un utilisateur réglementé doit définir quand utiliser ce widget, en en faisant un acte intentionnel qui nécessite une portée et une raison spécifiques.

Certains processus papier exigent que l'opérateur appose ses initiales et une date pour chaque champ d'information. Cela détermine l'attribuabilité, c'est-à-dire que les données sont identifiées à la personne ou au système qui les a générées.

Rappelez-vous que l'attribuabilité peut être automatiquement enregistrée dans la plateforme Tulip par le biais des enregistrements d'achèvement.

Dans un processus numérique, Tulip attribue chaque action à un utilisateur connecté. N'utilisez le widget de signature électronique que lorsque vous avez besoin de créer une réglementation et un accord juridiquement contraignant, de tels scénarios peuvent inclure des enregistrements de lots, des examens de qualité, des processus au niveau des sous-ensembles, et la libération en amont ou en aval.

Avant d'insérer le widget de signature électronique, posez-vous la question suivante :

• Quelle est la raison pour laquelle une signature est exigée ? S'agit-il d'une question de légalité ou d'attribuabilité ?
• Quelle est l'intention ou la signification de cette signature ?
• Que doit faire l'opérateur pour signer ?

Options de configuration du widget

Le widget Signature se trouve sous l'onglet Entrées de l'éditeur d'application.

Données à signer

L'option Données à signer permet de contrôler les données incluses dans la signature électronique lorsqu'elle est exécutée. Le widget peut être utilisé pour signer des données variables et des données d'enregistrement de table. La meilleure pratique consiste à sélectionner au moins un enregistrement de table auquel la signature électronique est associée.

Signataire

Configurez l'option Signe pour contrôler qui a accès à l'exécution de l'action de signature sur les données collectées dans le lecteur Tulip. Cette option peut être contrôlée comme suit

• Tout opérateur
• L'opérateur qui exécute l'application
• Tout opérateur en dehors de l'exécuteur de l'application
• Une liste spécifiée d'utilisateurs autorisés
• Un groupe d'utilisateurs

Signification de la signature

Ajoutez une description au widget de signature, qui est disponible dans les informations collectées. Vous devez toujours fournir le contexte de ce que l'opérateur signe pour garantir la responsabilité.

Commentaire obligatoire

Valeur booléenne qui peut être définie pour obliger le signataire à ajouter un commentaire à sa signature avant de la soumettre.

Déclencheurs

Les actions de déclenchement standard de Tulip peuvent être construites pour s'exécuter à partir de l'événement "Lorsque la signature est terminée".

{Les actions de déclenchement standard de Tulip peuvent être construites pour s'exécuter à partir de l'événement "Lorsque la signature est terminée".}

Vous pouvez également exiger de l'opérateur qu'il remplisse des champs spécifiques avant de pouvoir soumettre sa signature en créant une logique conditionnelle dans un déclencheur.

SAML/SSO

Bien que SAML/SSO ne soit pas nécessaire pour que le widget de signature électronique fonctionne, SAML est nécessaire pour appliquer l'exigence de deux composants pour une signature conforme à la 21 CFR Part 11.

Lorsque SAML ou SSO est activé, vous devez authentifier votre identité avant de pouvoir soumettre le formulaire de signature électronique.

Utilisation du widget Signature dans le lecteur

Lorsqu'un utilisateur exécute le widget Signature dans le lecteur, la fenêtre modale suivante s'affiche et présente les données capturées dans le cadre de la signature, la méthode d'authentification pour la signature (ID de badge ou compte utilisateur SAML), ainsi qu'un champ de commentaire.

Examen des données signées

Les informations signées lors de l'exécution de l'application peuvent être trouvées dans les données d'achèvement de l'application. Ces données seront également disponibles dans le widget Digital Record History pour toutes les données capturées avec un enregistrement de table chargé.

Les données d'achèvement sont accessibles sur la page d'aperçu de la demande, via l'onglet Achèvements. Voici à quoi ressemblera le widget de signature lorsqu'il sera accessible via l'onglet "Achèvements" :

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