Découvrez comment utiliser un widget de signature électronique dans vos applications Tulip pour signer des données.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Les utilisateurs disposant d’un forfait « Regulated ».
Afin de simplifier la conformité et de l’intégrer nativement à la plateforme Tulip, le widget de signature électronique permet de signer des données au sein même de Tulip.
Conformément à la norme 21 CFR Partie 11, ce widget fournit une représentation juridiquement contraignante d’une signature manuscrite. La signature est immuable et enregistrée dans les données de finalisation de votre application. Elle ne peut être réattribuée, transférée ou falsifiée. Elle nécessite un nom d’utilisateur et un mot de passe de la part de l’utilisateur signataire à chaque utilisation.
Quand utiliser le widget de signature électronique
Bien que vous puissiez utiliser le widget de signature électronique n’importe où dans une application, il est toutefois important de prendre une décision opérationnelle quant à la raison pour laquelle vous l’utilisez. Le widget de signature électronique garantit l’exhaustivité et l’exactitude des données. Un utilisateur soumis à une réglementation doit définir quand utiliser ce widget, ce qui en fait un acte intentionnel nécessitant un champ d’application et une raison spécifiques.
Certains processus papier exigent que l’opérateur appose ses initiales et la date sur chaque champ d’information. Cela permet de garantir l’attribuabilité, c’est-à-dire que les données sont associées à la personne ou au système qui les a générées.
N’oubliez pas que l’attribuabilité peut être automatiquement enregistrée dans la plateforme Tulip via les enregistrements d’achèvement.
Dans un processus numérique, Tulip attribue chaque action à un utilisateur connecté. N’utilisez le widget de signature électronique que lorsque vous devez établir une réglementation et un accord juridiquement contraignant ; de tels scénarios peuvent inclure les dossiers de lot, les contrôles qualité, les processus au niveau des sous-ensembles et la validation en amont ou en aval.
Avant d’insérer le widget de signature électronique, posez-vous les questions suivantes :
- Quelle est la raison pour laquelle une signature est requise ? S’agit-il d’une question de légalité ou d’attribuabilité ?
- Quelle est l’intention ou la signification de cette signature ?
- Que doit faire l’opérateur pour signer ?
Options de configuration du widget
Le widget « Signature » se trouve sous l'onglet « Entrées » dans l'éditeur d'application.
Données à signer
L'option « Données à signer » permet de contrôler quelles données sont incluses dans la signature électronique lors de son exécution. Le widget peut être utilisé pour signer des données variables et des enregistrements de table. Il est recommandé de sélectionner au moins un enregistrement de table auquel la signature électronique est associée.
Signataire
Configurez l’option « Signataire » pour contrôler qui a le droit d’exécuter l’action de signature sur les données collectées dans Tulip Player. Vous pouvez définir les options suivantes :
- Tout opérateur
- L'opérateur exécutant l'application
- Tout opérateur à l’exception de l’exécuteur de l’application
- Une liste spécifique d’utilisateurs autorisés
- Un groupe d’utilisateurs
Signature - Signification
Ajoutez une description au widget de signature, disponible dans les informations collectées. Vous devez toujours fournir le contexte de ce que l'opérateur signe afin de garantir la traçabilité.
Commentaire obligatoire
Valeur booléenne permettant d'exiger que le signataire ajoute un commentaire à sa signature avant de la valider.
Déclencheurs
Des actions de déclenchement Tulip standard peuvent être configurées pour s'exécuter à partir de l'événement « Lorsque la signature est terminée ».
Vous pouvez également exiger que l'opérateur remplisse des champs spécifiques avant de pouvoir valider sa signature en créant une logique conditionnelle dans un déclencheur.
SAML/SSO
Bien que SAML/SSO ne soit pas obligatoire pour le fonctionnement du widget de signature électronique, SAML est nécessaire pour respecter l’exigence à deux facteurs requise pour une signature conforme à la norme 21 CFR Partie 11.
Lorsque SAML ou SSO est activé, vous devez vous authentifier avant de pouvoir soumettre le formulaire de signature électronique.
Utilisation du widget de signature dans le Player
Lorsqu’un utilisateur lance le widget de signature dans le lecteur, la fenêtre modale suivante s’affiche, présentant les données saisies dans le cadre de la signature, la méthode d’authentification utilisée pour signer (identifiant de badge ou compte utilisateur SAML), ainsi qu’un champ de commentaire.
Consulter les données signées
Les informations signées lors de l’exécution de l’application sont disponibles dans les données de finalisation de l’application. Ces données seront également accessibles via le widget pour toutes les données capturées à partir d’un enregistrement de table chargé.
Les données d’achèvement sont accessibles depuis la page « Aperçu de l’application », via l’onglet « Achèvements ». Voici à quoi ressemblera le widget de signature lorsqu’on y accède via l’onglet « Achèvements » :
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