Audit-Checkliste

Dieser Artikel fasst zusammen, wie die Tabellen und Anwendungen, aus denen die Audit-Checkliste besteht, strukturiert und aufgebaut sind.

Welchen Zweck erfüllt eine Audit-Checkliste?

Mit den Audit-Checklisten-Anwendungen können verschiedene Arbeitsumgebungen auditiert werden, z. B. Stationen in der Fertigung, Standorte auf einer Baustelle oder Büroarbeitsplätze. In der Manager-App kann der Benutzer tabellenbasierte Checklisten mit Prüfpunkten erstellen und die Analyse der Prüfergebnisse anzeigen. Die Mobile App wird für die Durchführung des Audits verwendet.

Bei der Durchführung des Audits ist es möglich, für jede Aufgabe zu entscheiden, ob sie bestanden oder nicht bestanden wurde. Wenn alle Aufgaben in einem Verfahren bestanden sind, kann der Benutzer das gesamte Verfahren durchlaufen, anstatt sich durch jede einzelne Aufgabe zu klicken. Wenn eine der Aufgaben in einem Verfahren fehlgeschlagen ist, muss der Benutzer das Verfahren fehlschlagen lassen und dann protokollieren, welche Aufgabe genau fehlgeschlagen ist.

Tulip-Tabellen für das Auditing

Die Anwendungen der Audit-Checkliste verwenden drei Tabellen, nämlich Verfahren, Aufgaben und Inspektionsergebnisse. Die Beziehung zwischen diesen Tabellen wird durch verknüpfte Datensätze hergestellt.

Jeder Datensatz (Aufgabe) in der Tabelle Aufgaben ist ein individuelles Checklistenelement mit einer eigenen ID und einer Beschreibung. Diese Checklistenpunkte können je nach Anwendungsfall nach Funktion oder Ort gruppiert werden. Die Gruppen werden als Prozeduren bezeichnet und in der Tabelle Prozedur gespeichert. Daher können mehrere Datensätze aus der Tabelle "Aufgaben" mit einer Prozedur in der Tabelle "Verfahren" verknüpft werden.

Wenn der Benutzer das Audit durchführt (mit der App Audit Mobile), werden die Inspektionsergebnisse in einer dritten Tabelle namens Inspektionsergebnisse gespeichert.

Felder der Prozedur

ID: eindeutige Text-ID für alle VerfahrenBeschreibung: der Name des VerfahrensTyp: wir verwenden dieses Feld, um Auditelemente von anderen Verfahrenstypen zu unterscheiden (z. B. Arbeitsanweisungsverfahren)Aufgaben(verknüpft): verknüpfter Datensatz, in dem alle mit dem Verfahren verknüpften Aufgaben aufgelistet sindLetztes Audit: Uhrzeit und Datum des letzten Audits, das das Verfahren umfassteLetzte Audit-ID: die Text-ID des letzten Audits, das das Verfahren umfasste

Felder der Vorgänge

ID: eindeutige Text-ID für alle AufgabenBeschreibung: der Name des Checklistenpunkts (Aufgabe)Typ: wir verwenden dieses Feld, um Auditpunkte von anderen Aufgabentypen zu unterscheiden (z. B. Arbeitsanweisungsaufgaben)Verfahrens-ID(verknüpft): ID des verknüpften Verfahrens, zu dem die Aufgabe gehörtAnleitungsfoto: ein Bild, das bei der Entscheidung hilft, ob die Aufgabe bestanden oder nicht bestanden wurdeVerfahren: ID des verknüpften Verfahrens, das die Aufgabe enthältInspektionsergebnisse (verknüpft): Liste der Inspektionsergebnisse, bei denen die Aufgabe nicht bestanden wurde

Felder der Inspektionsergebnisse

ID: eindeutige Text-ID für alle PrüfergebnisseVerfahren: ID des geprüften VerfahrensBediener: der Benutzer, der die Prüfung durchgeführt hatBestanden: ein boolescher Wert, der angibt, ob die Aufgabe oder das Verfahren bestanden oder nicht bestanden wurdeTextwert: Feld für optionale KommentareFotoeingabe: Feld für optionale Bilder, die Mängel zeigenTyp: entweder "Verfahren" oder "Aufgabe", je nachdem, worum es bei der Entscheidung "bestanden/nicht bestanden" gehtAufgabe (verknüpft): die ID der geprüften Aufgabe

Apps

Mobile Anwendung

Die Mobile App wird für die Durchführung der Audits verwendet. Der Benutzer kann die Verfahren einzeln auswählen und die verknüpfte Aufgabenliste anzeigen.

Anschließend entscheidet der Benutzer, ob alle Aufgaben bestanden wurden oder ob es welche gibt, die nicht bestanden wurden. Wenn alle bestehen, muss der Benutzer "Alle bestehen" auswählen und mit dem nächsten Verfahren fortfahren, andernfalls wählt er "Alle nicht bestanden" und fährt mit der Fehlerprotokollierung fort. Es ist möglich, das Fehlerprotokoll durch Fehlerhinweise oder ein Fehlerfoto zu ergänzen.

Nachdem alle Verfahren geprüft wurden und der Benutzer beschlossen hat, das Audit zu beenden, erscheint eine Zusammenfassung, in der alle bestandenen Verfahren und fehlgeschlagenen Aufgaben aufgeführt sind.

Manager-App

Im Hauptschritt der Manager-App kann der Benutzer wählen, ob er die Verfahrens- und Aufgabentabellen mit dem Tabelleneditor bearbeiten oder das Analyse-Dashboard anzeigen möchte.

Im Tabelleneditor können Prozeduren und Aufgaben ausgewählt und deren Details angezeigt werden, und die Tabellen können auf verschiedene Weise bearbeitet werden:

1. Hinzufügen einer Prozedur zur Tabelle Prozedur
2. Löschen der ausgewählten Prozedur
3. Bearbeiten der ausgewählten Prozedur
4. Hinzufügen einer Aufgabe zur Tabelle Aufgabe, die mit der ausgewählten Prozedur verknüpft wird
5. Löschen der ausgewählten Aufgabe
6. Bearbeiten der ausgewählten Aufgabe

Wenn der Benutzer auf eine der aufgelisteten Aktionsschaltflächen klickt, erscheint auf der rechten Seite ein Pop-up-Fenster, in dem die ausgewählte Aktion ausgeführt werden kann.

Im Schritt Dashboard kann der Benutzer die Analyse einsehen, die auf den Datensätzen der Tabelle Inspektionsergebnisse und den Abschlussdaten der mobilen App basiert.